Описание
Многие небольшие компании для ведения бухучёта предпочитают не нанимать бухгалтера в штат, а передавать эту функцию на аутсорсинг специализированной фирме.
Экономия денег – самый явный аргумент в поддержку «сторонней» бухгалтерии: нет затрат на штатного бухгалтера и его рабочее место, на отчисления в фонды и лицензионный софт. Но у качественного бухаутсорсинга есть и ряд других преимуществ, не столь очевидных.
Гарантированный уровень ведения учёта.
Качественная фирма-аутсорсер ведёт одновременно десятки компаний при помощи опытной команды бухгалтеров. Правда, качество соблюдения технологии бухгалтерского учёта проверяет не каждый аутсорсер: это долго, требует внутренних стандартов работы, специальных технологий и для аудитора не всегда целесообразно. Для клиента же это один из основополагающих пунктов: контроль стандарта ведения учёта позволит найти и исправить ошибки вовремя, до наложения штрафных санкций. Поэтому я бы рекомендовала уточнять этот момент у вашего потенциального партнёра.
Бухгалтер без перерыва
Непрерывность обслуживания – одно из главных преимуществ бухгалтерского аутсорсинга. Каждого клиента обслуживает целая команда профессионалов. При таком подходе исключена ситуация, в которой бухгалтер вдруг заболел, уволился или ушёл в отпуск, а отчётность простаивает.
Оперативный учёт вне зависимости от загрузки
Многим предпринимателям знакомо состояние, когда у бухгалтера «период отчётности – ко мне не подходи». Мимо стола надо ходить на цыпочках, чеки и документы копятся в лотке, оперативный учёт простаивает. Передавая рутину учёта на плечи аутсорсера, вы можете быть уверены, что и отчётность, и учёт будут вестись равномерно весь год. Главное – прописать в соглашении уровень сервиса, сроки принятия и выполнения задач.
Гибкая ценовая политика
Ряд аутсорсинговых компаний даёт возможность платить не стандартную абонентскую плату, а оплачивать реальные услуги, которые зависят от активности бизнеса: системы налогообложения и количества сделок. Партнеры сети «1С:Бухобслуживание» пошли дальше и предлагают на выбор и несколько абонентских тарифов, и индивидуальный расчёт стоимости исходя из количества проводок по факту.
Финансовая ответственность
Качественная аутсорсинговая компания должна брать на себя риски, связанные с оплатой возможных штрафных санкций, которые случились по её вине. И то, что подрядчик готов компенсировать вам расходы за свои ошибки, обязательно должно быть зафиксировано в договоре.
Несколько рекомендаций при выборе компании-партнёра
Выбирайте бухгалтерскую фирму с опытом ведения учёта по вашей специфике. Отраслевая специфика не просто существует, она влияет на ведение бухучёта для 80-90% компаний малого и микро-бизнеса. Аутсорсер должен вести учёт, учитывая ваш рынок и для вашей максимальной выгоды. В этом случае лучше выбрать фирму с опытом ведения учёта в вашей сфере деятельности.
Выбирайте компанию, гарантирующую конфиденциальность. Риск разглашения конфиденциальной информации и доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну – веская причина грамотно подойти к вопросу выбора подрядчика для ведения учёта. Поэтому, работая с аутсорсинговой компанией, необходимо заключить договор о конфиденциальности или предусмотреть это в дополнительном соглашении.
Предусмотрите доступность учётной базы. Аутсорсинговые компании могут вести учёт в учётной базе клиента - и тогда за сохранность базы отвечаете вы, или предоставлять доступ в свою локальную или облачную базу, и тогда ответственность аутсорсера за сохранность базы должна быть отражена в договоре. Во втором, более распространённом случае, вы получаете дополнительное преимущество – доступ к своей базе из любой точки мира, где есть интернет.
